PMO – و سیستم پروژه

با توجه به ماهیت متغیر پروژهها، دیگر یک نسخه ثابت برای مدیریت پروژهها وجود ندارد. همچنین این سازمانها نیاز به نهادی دارند که به تبیین برنامهی پروژهها و طرحها در سطوح مختلف بپردازد. یکی از این نهادها دفتر مدیریت پروژه است که با توجه به قدمت تاسیس و سطح بلوغ آن می تواند تاثیر مثبتی در موفقیت پروژهها داشته باشند. بسیاری از شرکتها اقدام به تأسیس دفاتر مدیریت پروژه یا مدیریت برنامه۹ کردهاند. مسئولیت واگذارشده به PMO هااساساً متفاوت میباشد ولی نقطه مشترک همه آنها آن است که PMO فرایندهای تحویل پروژه و از این طریق سیستم تحویل پروژه را تعریف میکند.[۴]

تعریف سیستم و فرایندهای مدیریت پروژه وظایف بسیار مهم و تاثیرگذاری هستند که در این دفاتر انجام میشوند. PMO ها معمولاً تا حدی در زمینه آموزش به سیستم نیز فعالیت می کنند. به غیر از این، شیوه عملکرد PMO ها تنوع قابل ملاحظهای دارد.

دو تعریف اساسی از دفتر مدیریت پروژه وجود دارد. تعریف اول اینگونه بیان می کند که” PMO یک نهاد سازمانی است که برای مدیریت یک پروژه خاص یا تعدادی از آنها تاسیس شده است و معمولا” در راس آن مدیر پروژه قرار دارد.” این نوع تعریف گاهی اوقات با عناوین دفتر طرح یا دفتر پروژه نیز شناخته می شود. تعریف دیگر منعکس کننده ماموریت وسیع تری می باشد بطوریکه PMO ها را به عنوان یک نهاد و یا سازمانی تشریح میکند که یاری دهنده مدیران پروژه و تیم سازمان در پیادهسازی اصول، تجارب، متدولوژی و ابزارها و تکنیک ها، در سازمان میباشد.

هر چند که مسئولیتها و خدمات در سازمانها متفاوت است ولی یکپارچهسازی همه پروژهها در خلال یک استاندارد واحد موجب بهبود کارایی هزینهها و تحویلیهای پروژه میشود. تاسیس دفتر مدیریت پروژه از این سردرگمی جلوگیری میکند و استانداردها و سیاستها و روالها را در جهت بهبود فرایند پروژه یکپارچه میکند.