بررسی سیستم پروژه

همانط ر که اشاره شد، در سیستمهای تحویل پروژه۷  افراد (منابع) با استفاده از فرآیندها یک نتیجه را بصورت محصول یا سیستم پروژه در داخل محیط سیستمهای متعدد دیگری کار می کند که برخی از این سیستم ها بزرگتر و بر خی دیگر کوچکتر از آن میباشند. تعریف سیستم پروژه همیشه قدری اختیاری و متناسب با ابعاد و ویژگیهای هر پروژه میباشد.

شکلفوق تغییرات را به عنوان هسته اصلی و مرکزی سیستم نشان میدهد. تئوری محدودیتها و شش سیگما بر عامل تغییرات و خطاها تمرکز دارند ولی مدیریت پروژه متعارف(سنتی)۸ اغلب سهم این عامل را ناچیز شمرده و یا آن را بخشی از مدیریت ریسک به حساب میآورد. شکل مذکور تعدادی از روابط موجود بین عناصر را به تصویر میکشد. روابطی به مراتب بیشتر از اینها نیز بین عناصر این شکل وجود دارد.

میتوان برنامهریزی و اجرای پروژه را به ورزش های تیمی تشبیه کرد. درمسابقات المپیک بارها دیده شده که تیمهای غیرحرفهای که تمرینات خوبی داشته اند بر تیمهایی متشکل از بهترین ورزشکاران انفرادی دنیا غلبه پیدا کردهاند. در مورد پروژهها نیز چنین است.

دکتر دابلیو.ادوارد دمینگ استاد معروف کیفیت در دنیا، سیستمهای مختلفی را که احساس میکرد مدیریت سعی دارد تا برای بهبود و ارتقاء سیستم آنها تلاش کند، به شرح ذیل لیست کرد:[۳]

  1. اتوماسیون
  2. ماشینآلات جدید
  3. ابزارآلات و دستگاهها
  4. کامپیوترها
  5. کار سخت و مشکل
  6. بهترین اقدامات

او پس از تنظیم این لیست اذعان داشت که این عوامل نمی توانند به عنوان تنها عوامل بالا بردن کیفیت باشند. دمینگ در عوض بر این موضوع تأکید کرد که مدیریت سیستم مستلزم داشتن دانش و آگاهی از روابط داخلی مابین کلیه زیرفرایندهای درون سیستم و کلیه افرادی که در آن کار میکنند، میباشد. این کار نیازمند انجام فعالیتی بسیار بیشتر از تهیه برنامه زمانبندی که کانون توجه زنجیره بحرانی است، میباشد. البته سیستم تحویل پروژه واقعی در بین سازمانهای مختلف و حتی بین پروژههای مختلف در یک سازمان متفاوت میباشد. در نهایت این مدیر پروژه است که با نوعی رفتارهای قوی و حرفهایی، نیازهای خاص هر پروژه را که کلیه انتظارات دینفعان پروژه را شامل می شود، با هم تطبیق دهد.